Digitalisierung
Process Fact Book
Anforderungsanalyse und Digitalstrategie für digitale Vorhaben
Das Process Fact Book schafft eine belastbare fachliche und technische Grundlage für digitale Vorhaben. Es übersetzt Unternehmensziele, Anforderungen, Prozesse und technische Rahmenbedingungen in ein strukturiertes und gemeinsam abgestimmtes Dokument.
Dadurch wird frühzeitig geklärt, welches Problem gelöst werden soll, welche Nutzergruppen beteiligt sind, welche Funktionen tatsächlich benötigt werden und wie sich die geplante Lösung in bestehende Prozesse und Systeme einfügen muss.
Kern
- Projektziele, Anwendungsfälle und fachliche Anforderungen
- Priorisierung von Funktionen und Anforderungen
- Ist- und Soll-Prozesse sowie zentrale Nutzerabläufe
- Systemlandschaft, Datenquellen und Schnittstellen
- Rollen, Rechte und Verantwortlichkeiten
- technische und organisatorische Rahmenbedingungen
- Abhängigkeiten, Risiken und Umsetzungslogik
- dokumentierte Grundlage für Planung und Entwicklung
Optional
Workshop und Visualisierung
- Anforderungsworkshop
- Prozesse
- Nutzerabläufe
Technische Vertiefung
- Datenmodell- und Entitätenübersicht
- Inhaltstypen, Felder und Beziehungen
Projektplanung
- Akzeptanzkriterien
- Priorisierung
- Roadmap
- Umsetzungsphasen
Umsetzungsbegleitung
- Anbieterauswahl
- Aufwandschätzung
- Qualitätssicherung
Voraussetzungen
- eine konkrete Problemstellung oder erste Projektidee
- Ansprechpartner aus relevanten Fachbereichen
- Informationen zu bestehenden Prozessen und Systemen, soweit vorhanden
- bestehende Dokumentationen und Anforderungen, sofern vorhanden
- Bereitschaft, bestehende Abläufe kritisch zu hinterfragen
Sie erhalten
- Ein strukturiertes Process Fact Book mit:
- einem abgestimmten Projektziel und klaren Projektkontext
- dokumentierten und priorisierten Anforderungen
- nachvollziehbaren Prozesse und Nutzerabläufen
- Übersicht über Systeme, Datenquellen und Schnittstellen
- Übersicht über Rollen, Rechte und Verantwortlichkeiten
- relevanten technischen und organisatorischen Rahmenbedingungen
- dokumentierten Risiken und Abhängigkeiten
- Empfehlungen für Prioritäten und Umsetzungsphasen
- einer belastbaren Grundlage für Budgetierung, Angebot und Entwicklung
Gute digitale Lösungen beginnen nicht mit der Programmierung
Digitale Vorhaben starten häufig mit einer scheinbar klaren Idee: Eine bestehende Software soll ersetzt, ein Kundenportal entwickelt, ein manueller Prozess automatisiert oder eine neue Plattform aufgebaut werden.
Im Laufe der Umsetzung zeigt sich jedoch oft, dass Ziele, Anforderungen und Zuständigkeiten unterschiedlich verstanden wurden. Fachbereiche erwarten Funktionen, die technisch nicht berücksichtigt wurden. Bestehende Systeme können notwendige Daten nicht liefern. Nutzer benötigen andere Abläufe als ursprünglich angenommen oder wichtige Entscheidungen werden erst während der Entwicklung getroffen.
Dadurch entstehen zusätzliche Abstimmungen, nachträgliche Änderungen, steigende Kosten und Verzögerungen.
Das Process Fact Book schafft deshalb vor der Umsetzung ein gemeinsames Verständnis darüber, was entwickelt werden soll, weshalb es benötigt wird und unter welchen fachlichen, technischen und organisatorischen Bedingungen es funktionieren muss.
Typische Ausgangssituationen
Neue Software
Eine individuelle Anwendung soll entstehen, aber Umfang, Anforderungen und Prioritäten sind noch nicht ausreichend definiert.
Bestehende Software ersetzen
Gewachsene Systeme passen nicht mehr zu heutigen Prozessen oder technischen Anforderungen.
Prozesse digitalisieren
Excel, E-Mail, Papier und manuelle Übertragungen sollen durch einen nachvollziehbaren digitalen Ablauf ersetzt werden.
Kunden- oder Partnerportal
Nutzer, Rechte, Funktionen, Daten und Systemanbindungen müssen vor der Entwicklung geklärt werden.
Systeme verbinden
ERP, CRM, CMS, Website oder weitere Anwendungen sollen zuverlässig Daten miteinander austauschen.
Projekt vorbereiten
Für Budgetierung, Ausschreibung oder Anbieterauswahl wird ein vergleichbarer und nachvollziehbarer Leistungsumfang benötigt.
Mehr als ein klassisches Lastenheft
Ein klassisches Lastenheft beschreibt in erster Linie, welche Anforderungen ein Auftraggeber an eine geplante Lösung stellt.
Das Process Fact Book geht darüber hinaus. Es verbindet Anforderungen mit dem unternehmerischen Zielbild, den bestehenden und zukünftigen Prozessen, den beteiligten Nutzergruppen, der Systemlandschaft, organisatorischen Zuständigkeiten und möglichen Projektrisiken. Dadurch entsteht nicht nur eine Liste gewünschter Funktionen, sondern ein gemeinsames Verständnis des gesamten Vorhabens.
Das Process Fact Book kann anschließend als Grundlage für ein Lastenheft, ein technisches Umsetzungskonzept, eine Ausschreibung, eine Aufwandsschätzung oder ein konkretes Entwicklungsangebot verwendet werden.